Шахматка для гостиницы

Этот инструмент получил свое название благодаря наглядной сетке, где каждый номер отображается как ячейка, а его статус — цветом: свободен, занят, требует уборки, находится в ремонте и т.д. Такой визуальный формат делает работу с номерным фондом интуитивно понятной даже для нового сотрудника, что исключает необходимость длительного обучения и минимизирует риск ошибок, а также позволяет выстраивать эффективную систему управления, которая способствует росту лояльности гостей и прибыльности бизнеса.

Благодаря своей простоте и функциональности, гостиничная «шахматка» становится незаменимым помощником в повседневной работе: возможно ведение базы данных гостей, учёт текущих и предстоящих броней, контроль за заездами и выездами, а также возможность вносить предоплату за проживание онлайн с помощью
банковской карты.
PMS (Property Management System) — это современное программное обеспечение, созданное для автоматизации ключевых процессов в гостиничном бизнесе.

Главный экран системы оформлен как интерактивная таблица, напоминающая привычные Excel или Google Таблицы, но с расширенной функциональностью. Такой подход делает интерфейс интуитивно понятным даже для сотрудников без технического образования.

Как устроена шахматка:

• Колонки — представляют собой календарные даты, отображая периоды бронирования по дням.
• Строки — соответствуют категориям номеров: стандарт, люкс, полулюкс, семейный и т.д.
• На пересечении — ячейки, где визуализируется статус каждого номера на конкретную дату.

Одна из главных особенностей— использование статусов, которые позволяют быстро оценить ситуацию с номерным фондом: подобрать номер, спланировать уборку, избежать ошибок при бронировании и сократить время на согласования. В отличие от бумажных журналов и статичных электронных таблиц,
 программа обновляется в режиме реального времени и сразу показывает какие номера заняты, какие свободны, какие забронированы, какие на ремонте.

Шахматка для отеля отображает:

• Занятость номеров по корпусам, этажам и категориям.
• Информацию о гостях: ФИО, контактные данные, даты заезда и выезда.
• Количество проживающих и ожидающих заселение.
• Активные бронирования и их статус (предварительное, подтверждённое, с предоплатой).
• Метод оплаты и тип тарифа (раннее бронирование, гибкий тариф, «невозвратный» и др.).

При оформлении брони система автоматически рассчитывает стоимость проживания с учётом скидок, длительности пребывания и выбранных услуг. Это исключает ошибки и ускоряет процесс регистрации. Шахматка даёт не только оперативную, но и стратегическую аналитику. Администрация может просматривать загрузку за прошедшие периоды, анализировать спрос, планировать маркетинговые акции и корректировать тарифы. Отображение текущих и будущих тарифов помогает принимать обоснованные управленческие решения и максимизировать доход.

Хотя целью является наглядное управление номерным фондом, функционал может значительно варьироваться в зависимости от разработчика и уровня PMS-системы. Теоритически можно вести учет в Google Таблицах или Excel. Но при росте нагрузки такие решения быстро теряют свою эффективность: появляются ошибки, дубли броней, сложности с доступом у нескольких сотрудников одновременно. Современные решения - это целый комплекс инструментов для эффективного ведения гостиничного бизнеса.

Функциональные возможности:

• Контроль бронирований и заселенности —система позволяет управлять бронированиями и ценами в режиме реального времени через более чем 130 каналов продаж, включая OTA (Online travel Agencies) и GDS (Global Distribution Systems).
• Формирование графиков и аналитики — менеджеры получают доступ к статистике загрузки, среднему сроку проживания и другим важным метрикам, помогающим принимать управленческие решения.
• Быстрый подбор подходящего номера — при поступлении нового гостя сотрудник видит доступные варианты по категории, этажу, виду из окна и другим параметрам, что удобно при заселении.
• Автоматизация бухгалтерии — возможность печати чеков, формирования кассовых отчетов и ведения финансовой документации прямо в системе.
• Работа с лояльностью клиентов — система позволяет фиксировать постоянных гостей и автоматически применять для них индивидуальные скидки, бонусы или персональные условия проживания.

Особое преимущество современных PMS-систем — их способность к интеграции. Многие шахматки легко синхронизируются с 1С, CRM-платформами и облачными хранилищами. Это позволяет вести единый учет, избегать дублирования данных и получать доступ к системе управления из любой точки мира — достаточно иметь интернет и устройство с браузером.

Преимущества профессиональной PMS-системы:

• Высокая функциональность — помимо отслеживания номеров, система ведет базу гостей, формирует договоры, генерирует отчеты компании и контролирует оплаты.
• Скорость заселения — вместо поиска вручную сотрудник за секунды находит свободный номер, соответствующий запросу гостя. 
• Интуитивный интерфейс - может работать любой сотрудник— от управляющего до администратора. Современные платформы созданы по принципу «включил — и сразу используешь».
• Гибкость и масштабируемость — от простого учета в мини-отеле до сложных сценариев в сетевых гостиницах с множеством услуг.

Даже базовые версии систем часто доступны бесплатно или по минимальной подписке, что делает их идеальным выбором для малого и среднего бизнеса. При этом расширенные тарифы открывают доступ к аналитике, онлайн-бронированию, интеграции с сайтами и агрегаторами.

Шахматка для гостиницы — это инструмент автоматизации, который экономит время, снижает риски ошибок и повышает уровень сервиса, а значит, напрямую влияет на репутацию отеля и его прибыль.