Как провести аттестацию сотрудников: подробная инструкция

Аттестация персонала — это процедура оценки профессиональных компетенций сотрудника, его знаний, навыков и соответствия занимаемой должности. С её помощью работодатель может объективно определить уровень подготовки персонала, выявить зоны роста и принять управленческие решения, связанные с развитием, обучением или карьерным продвижением сотрудников.

В Трудовом кодексе РФ отсутствует единое определение профессиональной аттестации и не установлен универсальный порядок её проведения. Исключение составляет обязательная аттестация отдельных категорий работников, для которых она закреплена на законодательном уровне.

К обязательной аттестации относятся следующие категории работников:

• Сотрудники, деятельность которых связана с движением поездов и маневровыми работами на железнодорожных путях общего пользования;
• Медицинские и фармацевтические работники, претендующие на получение квалификационной категории;
• Педагогические работники;
• Государственные служащие;
• Сотрудники таможенных органов;
• Спасатели;
• Специалисты в сфере гражданской авиации;
• Работники гидротехнических сооружений;
• Сотрудники Следственного комитета;
• Персонал объектов космической инфраструктуры;
• Руководители унитарных предприятий;
• Работники библиотек.

Для большинства остальных профессий аттестация персонала не является обязательной. Однако работодатель вправе инициировать её проведение по собственной инициативе, ориентируясь на задачи бизнеса, требования к качеству работы и необходимость повышения эффективности управления персоналом.

Аттестация персонала позволяет работодателю объективно оценить, соответствует ли уровень квалификации сотрудников требованиям занимаемых должностей и текущим рабочим задачам. По результатам такой проверки руководство может принять взвешенные управленческие решения, направленные на повышение эффективности работы компании.

1. Одной из возможных целей аттестации является увольнение сотрудников, не справляющихся со своими обязанностями. Расторжение трудового договора по итогам аттестации считается законным, если процедура была организована корректно и применялась в компании на регулярной основе. При этом важно учитывать, что внезапная проверка квалификации, ранее не использовавшаяся работодателем, может быть расценена как попытка заранее спланированного увольнения. В случае трудового спора суд с высокой вероятностью примет сторону работника.
2. Также аттестация персонала используется для проведения кадровых перестановок. На основании оценки профессиональных компетенций работодатель может перевести сотрудника в другой отдел или предложить ему иную должность, более соответствующую его навыкам и опыту.
3. Ещё одной важной задачей аттестации является организация обучения сотрудников. В ходе оценки часто выявляются пробелы в знаниях и навыках, которые требуют дополнительного развития. Это позволяет точечно планировать программы повышения квалификации и корпоративного обучения.
4. Кроме того, результаты аттестации могут стать основанием для пересмотра уровня заработной платы. Сотрудникам, которые не выполняют требования должности, может быть предложено снижение оплаты труда, тогда как эффективные и компетентные работники получают возможность повышения зарплаты или премирования.
5. Дополнительно аттестация персонала выполняет мотивационную функцию. Она стимулирует сотрудников поддерживать и повышать уровень профессиональной подготовки, проходить обучение, участвовать в профильных сообществах и брать на себя более сложные и ответственные задачи.

Аттестация персонала требует системного подхода и предварительной подготовки. До её начала работодателю необходимо оформить пакет документов и определить ключевые параметры оценки сотрудников.

Перед запуском процедуры следует подготовить:

• Положение об аттестации персонала — внутренний нормативный акт, который регламентирует цели, правила и порядок проведения оценки.
• Приказ о проведении аттестации — официальный документ, подтверждающий начало процедуры.
• Аттестационные листы — формы для фиксации результатов оценки каждого сотрудника.
• Протоколы аттестационной комиссии — документы, в которых отражаются решения комиссии.

Положение об аттестации является базовым документом. В нём рекомендуется подробно прописать этапы аттестации, критерии оценки, состав комиссии и возможные итоги. При его разработке допустимо использовать в качестве ориентира нормативные акты, регулирующие обязательную аттестацию отдельных категорий работников.

В зависимости от целей и ситуации аттестация работников может быть:

• Периодической — проводится регулярно и в заранее установленные сроки;
• Внеочередной — применяется при изменениях в структуре компании, снижении качества работы, перед повышением или после обучения;
• Повторной — назначается сотрудникам, не прошедшим предыдущую аттестацию или отсутствовавшим по уважительным причинам (отпуск, больничный, декрет).

Чаще всего аттестация персонала проходит в формате экзамена и может включать один или несколько элементов:

• Теория — устные или письменные ответы на вопросы аттестационной комиссии;
• Практика — выполнение профессионального задания (написание кода, подготовка текста, решение кейса);
• Тестирование — ответы на вопросы в ограниченный промежуток времени.

Как правило, проверка квалификации проводится очно, однако при необходимости возможен и дистанционный онлайн-формат.

Аттестация персонала проводится аттестационной комиссией. Законодательно численность и конкретный состав комиссии не закреплены, однако существует обязательное условие: при наличии в компании профсоюзной организации в работе комиссии должен участвовать её представитель.

Как правило, в комиссию входят следующие участники:

• Председатель комиссии — формирует состав, организует работу комиссии, устанавливает сроки и порядок проведения аттестации;
• Заместитель председателя — исполняет обязанности председателя в период его отсутствия;
• Секретарь комиссии — отвечает за подготовку документации, рассылку уведомлений, фиксацию решений и информирование об изменениях;
• Члены комиссии — оценивают профессиональные компетенции сотрудников и принимают итоговое решение.

Важно включать в состав комиссии специалистов, обладающих достаточной экспертизой для оценки квалификации персонала. При необходимости работодатель вправе привлекать внешних экспертов или независимых аудиторов. Оптимально формировать комиссию из нечётного количества человек — это позволяет избежать равенства голосов при принятии решений.

Положение об аттестации персонала может предусматривать предоставление комиссии дополнительных материалов для анализа.

К таким документам относятся:

• Личные дела сотрудников;
• Материалы, подтверждающие дисциплинарные взыскания или профессиональные достижения;
• Отчёты о проделанной работе с описанием результатов;
• Сертификаты и удостоверения о повышении квалификации;
• Отзывы клиентов, коллег и непосредственных руководителей.

Так как аттестационная комиссия должна заранее ознакомиться с этими материалами, в положении рекомендуется установить сроки их предоставления, например за 2–3 недели до даты проведения аттестации.

Объективно оценить соответствие квалификации сотрудника занимаемой должности без чётко зафиксированных обязанностей затруднительно. Если должностные инструкции отсутствуют, рекомендуется подробно прописывать функционал и требования к квалификации в трудовых договорах. Это позволит избежать спорных ситуаций и повысить прозрачность аттестации.

В положении об аттестации необходимо детально зафиксировать порядок проведения процедуры, включая:

• Правила ведения протокола заседания аттестационной комиссии (кто заполняет, как оформляется и как утверждается документ);
• Формат аттестации — устный, письменный, тестовый, смешанный, очный или дистанционный;
• Регламент заседания комиссии и последовательность оценки сотрудников;
• Порядок рассмотрения дополнительных сведений о работнике — отчётов, документов о повышении квалификации, отзывов;
• Перечень оснований для переноса аттестации на другую дату;
• Способ принятия решений — открытое или закрытое голосование.

Чётко прописанная процедура аттестации персонала снижает риски трудовых споров и обеспечивает прозрачность оценки сотрудников.

Окончательная редакция положения об аттестации утверждается руководителем компании. Если в организации действует профсоюз, документ подлежит обязательному согласованию с его представителями. Для этого положение направляется в профсоюз с обоснованием причин проведения аттестации.

В течение пяти дней профсоюз обязан предоставить письменный ответ — согласовать документ либо отклонить его с указанием причин. В случае отказа работодателю даётся три дня на проведение консультаций и внесение корректировок. Если согласие достигнуто не было, оформляется протокол разногласий.

После этого руководитель вправе утвердить положение самостоятельно, однако профсоюз сохраняет за собой право оспорить документ и инициировать процедуру коллективного трудового спора. В течение одного месяца уполномоченные органы проводят проверку, и при выявлении нарушений работодателю придётся отменить принятое положение.

Если в компании отсутствует профсоюз, согласование положения с представительными органами не требуется.

После утверждения положения об аттестации персонала документ необходимо довести до сведения аттестуемых работников. Сотрудники должны быть ознакомлены с ним под подпись. Это критически важно, поскольку при возникновении конфликтных ситуаций работодатель обязан подтвердить, что работник был заранее уведомлён о порядке оценки и возможных результатах аттестации.

В положении об аттестации персонала необходимо заранее зафиксировать возможные решения, которые могут быть приняты по итогам оценки сотрудников. Это повышает прозрачность процедуры и снижает риск трудовых споров.

По результатам аттестации в отношении работника могут быть приняты следующие решения:

• Сотрудник соответствует занимаемой должности;
• Сотрудник соответствует занимаемой должности при условии прохождения курсов повышения квалификации;
• Сотрудник соответствует занимаемой должности и рекомендуется к повышению;
• Сотрудник не соответствует занимаемой должности.

Чёткая формулировка итогов позволяет работодателю обоснованно принимать кадровые решения и выстраивать дальнейшую работу с персоналом.

В день проведения аттестации персонала сотрудники проходят проверку квалификации в установленном формате — сдают экзамен, выполняют тестирование или практическое задание в соответствии с требованиями, зафиксированными в положении об аттестации. После этого руководитель аттестуемого работника может предоставить аттестационной комиссии дополнительные сведения о его профессиональной деятельности, включая отзывы, примеры рабочих ситуаций и информацию о достигнутых результатах. Сам сотрудник имеет право подтвердить представленные факты либо привести контраргументы, которые также учитываются при принятии решения и могут повлиять на итог оценки как в положительную, так и в отрицательную сторону.

По завершении рассмотрения всех материалов аттестационная комиссия проводит совещание и выносит заключение по каждому сотруднику в порядке, установленном внутренними документами компании. Все решения фиксируются в протоколах и аттестационных листах. Процедура оценки должна строго соответствовать утверждённому регламенту, поскольку при возникновении споров сотрудник вправе оспорить результаты аттестации. В случае выявления нарушений порядка проведения оценки итоги аттестации могут быть признаны недействительными.

Аттестация помогает выявить недостатки в работе, определить задачи для их устранения. Она направлена не только на принятие кадровых решений, связанных с увольнением, но и на развитие сотрудников. Может быть принято решение отправить сотрудников на обучение или помочь им в освоении новых технологий и использовании современных инструментов. Обучение дает возможность улучшить показатели, повысить качество выполненных проектов, укрепить связь внутри коллектива и показать каждому сотруднику его значимость и роль в команде.

Если в ходе аттестации персонала выявлены недостатки квалификации, сотрудников можно направить на обучение в «Академии гостеприимства». Учреждение специализируется на профессиональных образовательных программах для работников индустрии гостеприимства — отельеров, рестораторов и управляющих.

Академия предлагает:

• Онлайн-курсы по ключевым направлениям гостиничного бизнеса, включая видеолекции, практические задания, тесты и консультации кураторов;
• Корпоративные программы, ориентированные на реальные операционные задачи для достижения успеха команды;
• Обучение, разработанное практикующими экспертами с подтвержденным опытом в отельном и ресторанном бизнесе.

Такие программы позволяют целенаправленно устранить выявленные пробелы в знаниях и навыках. Это особенно актуально после аттестации, когда требуется не просто формальное подтверждение компетенций, а реальное развитие персонала для повышения эффективности работы организации.

Некоторые работодатели ошибочно полагают, что неявка сотрудника на аттестацию без уважительных причин автоматически означает её непрохождение и даёт право на увольнение. Однако с точки зрения трудового законодательства такой подход неверен. В соответствии с ТК РФ расторжение трудового договора допускается только «вследствие недостаточной квалификации, подтверждённой результатами аттестации». Если сама аттестация фактически не проводилась, увольнение по этому основанию будет признано незаконным.

В то же время отсутствие работника на аттестации без уважительной причины может рассматриваться как дисциплинарный проступок. Работодатель вправе привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности и назначить новую дату проведения аттестации. Если же работник повторно проигнорирует процедуру без объяснимых причин, такое поведение может быть расценено как основание для последующего увольнения в рамках действующего законодательства.

Отдельно стоит учитывать категории работников, в отношении которых допускается проведение аттестации персонала, но запрещено увольнение по причине неудовлетворительных результатов оценки.

К категориям работников, которых можно аттестовать, но нельзя уволить по причине неудовлетворительных результатов аттестации персонала, относятся:

• Женщины, воспитывающие ребёнка в возрасте до трёх лет;
• Одинокие матери или отцы с ребёнком до 14 лет;
• Одинокие матери или отцы с ребёнком с инвалидностью в возрасте до 18 лет;
• Одинокие опекуны и попечители детей до 14 лет;
• Одинокие опекуны и попечители детей с инвалидностью до 18 лет;
• Единственные кормильцы ребёнка до трёх лет в семьях, где воспитываются трое и более детей в возрасте до 14 лет;
• Единственные кормильцы ребёнка с инвалидностью до 18 лет, если второй родитель не работает.

Аттестация персонала — это не просто формальная проверка, а комплексный управленческий процесс, который помогает компании снизить кадровые риски. Она нужна для того, чтобы проверить уровень знаний, умений и профессиональных характеристик сотрудников, получить объективные данных о работе персонала и сделать обоснованные выводы с учетом требований ТК, законов Российской Федерации и внутренней политики компании.

Грамотно организованный процесс аттестации позволяет директору, менеджеру и кадровой службе успешно провести оценочные мероприятия, избежать ошибок и подтвердить или опровергнуть недостаточную квалификацию работника. При этом нужно заранее составить нормативный акт, в котором указать график, периодичность, методы оценки, список участников комиссии, которые должны присутствовать, а также учесть особенности сферы, производственных условий и требований безопасности.

Мы рекомендуем рассматривать аттестацию как систему, которая работает не только на контроль, но и на развитие кадров. Такой подход полезно применять согласно плану, поскольку он помогает лучше понять потенциал сотрудников, создать понятные и обоснованные рекомендации по обучению, развитию и карьерному росту, избежать серьезных кадровых решений, принимаемых «в момент», и выстроить устойчивую кадровую политику компании. Именно поэтому аттестация персонала сегодня нужна компаниям, которые хотят работать эффективно.